Branchenlösung
Terminbestätigung per Anrufkampagne für Kliniken und medizinische Zentren
In der Klinik kostet ein No-Show mehr als eine geplatzte Anfrage in anderen Branchen: Es ist ein bezahlter Slot eines gefragten Spezialisten, der sich kurzfristig nicht mehr neu belegen lässt, und ein Patient von der Warteliste, der nie zum Termin kam. Die Anmeldung schafft es körperlich nicht, alle für morgen angemeldeten Patienten anzurufen, deshalb wird nur stichprobenartig erinnert, und gerade gefragte Ärzte — Fachspezialisten, Diagnostik, Behandlungen — haben leere Slots. Der KI-Sprachagent ruft 100 % der Termine am Vortag an, nennt Arzt, Leistung und Uhrzeit und bestätigt bei jedem Patienten die Teilnahme.
Die Besonderheit bei Klinikterminen: Der Patient muss oft nicht bestätigen, sondern verschieben — die Arbeit hat sich verschoben, Befunde liegen noch nicht vor, die Überweisung fehlt noch. Eine SMS-Erinnerung löst das nicht — sie kann kein freies Zeitfenster vorschlagen und den Patienten dort eintragen. Der Agent führt den Dialog bis zum Ergebnis: bestätigt den Termin, schlägt die nächsten freien Slots beim selben Arzt vor und verschiebt den Termin direkt im Anruf, während er den Verschiebungs- oder Absagegrund erfasst. Der frei gewordene Slot ist sofort für die Mitarbeiter sichtbar, um ihn einem Patienten von der Warteliste anzubieten.
Welche Branchenprobleme das löst
No-Shows und leere Slots
Der Patient hat den Termin vergessen oder es sich anders überlegt — und der Arzt hat einen bezahlten Leerlauf-Slot, den ein anderer Patient von der Warteliste hätte nutzen können.
Anmeldung überlastet
In Stoßzeiten ist die Leitung besetzt, Anrufe landen in der Warteschlange und brechen ab. Die Mitarbeiter pendeln zwischen Empfang und Telefon.
So funktioniert es
Ablauf Schritt für Schritt — dieselben Schritte wie im allgemeinen Anwendungsfall, angewendet auf Ihre Branche.
- 1
Termine und Reservierungen exportieren
Die Liste der morgigen Termine kommt per Integration aus Ihrem CRM, Kalender oder Ihrer Datenbank — die Plattform entnimmt daraus, wen, wann und zu welchem Anlass sie anrufen soll.
- 2
Der Sprachagent ruft die Kunden an
Der Outbound-KI-Agent ruft nach Szenario an: begrüßt, nennt Datum und Leistung, erinnert an den Termin. Der Kunde kann ihn unterbrechen (Barge-in), der Dialog verläuft natürlich in der gewünschten Sprache und TTS-Stimme.
- 3
Bestätigung, Verschiebung oder Stornierung im Dialog
Der Agent versteht die Antwort und führt das Gespräch bis zum Ergebnis: bestätigt den Termin, schlägt und fixiert ein neues Datum vor oder nimmt eine Stornierung mit Grund entgegen. Die erfassten Felder — Status, Uhrzeit, Grund — werden direkt im Gespräch validiert.
- 4
Das Ergebnis geht ins CRM und den Kalender
Die Aktion crmPush findet den Kontakt anhand der Nummer und trägt das Ergebnis ein: Terminstatus, neues Datum, Notiz und Transkript. Kalenderaktualisierung und Benachrichtigung der verantwortlichen Person werden über Automatisierungsregeln konfiguriert.
- 5
Komplexe Fälle — an eine echte Person
Bittet der Kunde um etwas außerhalb des Szenarios, leitet der Agent den Anruf an die Verwaltung weiter und bleibt als Souffleur in der Leitung: gibt Hinweise und führt weiter Notizen, damit nichts verloren geht.
- 6
Analytik zu Ausfällen und Verschiebungen
Jeder Outbound-Anruf wird automatisch analysiert: Die Plattform berechnet den Anteil an Bestätigungen, Verschiebungen und Stornierungen, ermittelt Ablehnungsgründe und erstellt ein Dashboard zur Entwicklung nach Leistung, Tag und Fachkraft.
Branchenszenario
Anruf bei den für morgen angemeldeten Patienten eines Facharztes am Vortag
Am Vorabend geht aus dem Praxisverwaltungssystem oder dem Terminkalender die Liste der für morgen beim Kardiologen und zur Ultraschalluntersuchung angemeldeten Patienten ein. Der KI-Agent ruft jeden an: „Ich erinnere an Ihren Termin bei Dr. Iwanowa morgen um 10:30 Uhr, Zimmer 214 — kommen Sie?” Der Patient kann frei antworten und den Bot unterbrechen, statt Punkte eines Tastenmenüs zu wählen. Wer bestätigt, erhält den Status „bestätigt”; wer nicht abnimmt oder auflegt, den Status „nicht erreicht”, damit die Anmeldung diese Fälle gezielt nachfasst, statt die ganze Liste erneut anzurufen.
Eine Patientin antwortet, dass sie die Blutabnahme vor dem Termin nicht schafft und verschieben möchte. Der Agent schlägt die nächsten freien Zeitfenster beim selben Kardiologen vor, die Patientin wählt Donnerstag, und der Agent verschiebt den Termin direkt im Gespräch mit dem Vermerk „Befunde nicht bereit”. Der für morgen frei gewordene Slot ist sofort für die Mitarbeiter sichtbar — er wird einem Patienten von der Kardiologie-Warteliste angeboten.
Das Ergebnis jedes Anrufs — Terminstatus, neues Datum, Verschiebungs- oder Absagegrund plus Transkript — fließt per crmPush und Automatisierungsregeln ins Praxisverwaltungssystem und den Terminkalender; die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter erhält bei relevanten Fällen eine Benachrichtigung. Am nächsten Morgen sieht die Anmeldung nicht „irgendjemand hat angerufen”, sondern einen ausgewerteten Terminkalender: wer bestätigt hat, wer verschoben hat, welche Slots frei geworden sind und aus welchen Gründen Patienten bei bestimmten Ärzten fernbleiben.
Wichtige Fakten
- Was er macht
- Der Sprach-KI-Agent ruft Kunden am Vortag an, erinnert an den Termin und bestätigt, verschiebt oder storniert ihn im Dialog.
- Wohin das Ergebnis geht
- Status, neues Datum und Stornierungsgrund gehen über crmPush und Automatisierungsregeln ins CRM und den Kalender — mit Notiz und Transkript.
- Komplexe Fälle
- Liegt die Anfrage außerhalb des Szenarios, leitet der Agent an die Verwaltung weiter und bleibt als Souffleur mit Hinweisen in der Leitung.
- Analytik
- Dashboard zu Bestätigungen, Verschiebungen und Ausfällen mit Gründen nach Leistung, Wochentag und Fachkraft.
- Sprachen und Stimme
- Dialog in der gewünschten Sprache (BCP-47) mit gewählter TTS-Stimme; der Kunde kann unterbrechen (Barge-in).
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