Solución para el sector
Confirmación de citas por llamada para clínicas y centros médicos
En una clínica, una ausencia cuesta más cara que una cita perdida en otros sectores: es un horario pagado de un especialista escaso que ya no se puede reasignar a último momento, y un paciente en lista de espera que finalmente no logra atenderse. La recepción no da abasto para llamar a todos los pacientes citados para el día siguiente, así que los recordatorios son selectivos, y los médicos especializados (subespecialistas, diagnóstico, procedimientos) terminan con horarios vacíos. El agente de voz con IA llama al 100% de las citas el día anterior, indica médico, servicio y hora, y confirma la asistencia de cada paciente.
La particularidad de las citas médicas es que, a menudo, el paciente no necesita confirmar, sino reprogramar: cambió de horario laboral, los análisis no están listos para la cita, aún no le entregaron la derivación. Un recordatorio por SMS no resuelve esto: no puede ofrecer un horario disponible ni reprogramar al paciente. El agente mantiene el diálogo hasta obtener un resultado: confirma la visita, ofrece los horarios disponibles más cercanos con el mismo médico y reprograma la cita directamente en la llamada, registrando el motivo del cambio o la cancelación. El horario liberado queda visible de inmediato para el administrativo, listo para ofrecerlo al paciente en lista de espera.
Qué problemas del sector resuelve
Ausencias y horarios vacíos
El paciente olvida la cita o cambia de opinión, y el médico queda ocioso en un horario pagado que otra persona de la lista de espera podría haber ocupado.
Recepción sobrecargada
En horas pico la línea está ocupada, las llamadas quedan en espera y se cortan. Los administrativos se dividen entre el mostrador y el teléfono.
Cómo funciona
Un escenario paso a paso: los mismos pasos que en el caso general, aplicados a su sector.
- 1
Exporte las citas y reservas
La lista de visitas del día siguiente llega desde su CRM, calendario o base de datos mediante una integración: la plataforma toma de ahí a quién, cuándo y por qué motivo llamar.
- 2
El agente de voz llama a los clientes
El agente de IA para llamadas salientes llama según el guion: saluda, indica la fecha y el servicio, y recuerda la cita. El cliente puede interrumpirlo (barge-in), y el diálogo fluye de forma natural en el idioma y la voz TTS elegidos.
- 3
Confirmación, reprogramación o cancelación en el diálogo
El agente entiende la respuesta y lleva la conversación hasta el resultado: confirma la cita, propone y registra una nueva fecha o acepta la cancelación con su motivo. Los campos recopilados —estado, hora, motivo— se validan durante la misma llamada.
- 4
El resultado se envía al CRM y al calendario
La acción crmPush localiza el contacto por número y registra el resultado: estado de la cita, nueva fecha, nota y transcripción. La actualización del calendario y la notificación al responsable se configuran con reglas de automatización.
- 5
Los casos complejos pasan a una persona
Si el cliente pide algo fuera del guion, el agente transfiere la llamada al administrador y permanece en la línea como secretaria: da indicaciones y sigue tomando notas para que nada se pierda.
- 6
Analítica de ausencias y reprogramaciones
Cada llamada de la campaña se analiza automáticamente: la plataforma calcula la proporción de confirmaciones, reprogramaciones y cancelaciones, extrae los motivos de rechazo y arma un panel de evolución por servicio, día y especialista.
Escenario del sector
Llamadas a los pacientes citados con un médico especializado, un día antes de la consulta
La noche anterior, desde el sistema de gestión o la agenda llega la lista de pacientes citados para el día siguiente con el cardiólogo y para una ecografía. El agente de IA llama a cada uno: "Le recuerdo su cita con la Dra. Ivanova Marina Petrovna mañana a las 10:30, consultorio 214, ¿podrá asistir?". El paciente puede responder libremente e interrumpir al bot, en vez de elegir opciones de un menú de tonos. A quienes confirman se les asigna el estado "confirmado"; a quienes no responden o cuelgan, "sin contacto", para que recepción los contacte de forma puntual en vez de llamar a toda la base.
Un paciente responde que no llegará a hacerse el análisis de sangre antes de la consulta y quiere reprogramar. El agente le ofrece los horarios disponibles más cercanos con el mismo cardiólogo, el paciente elige el jueves, y el agente reprograma la cita directamente en la conversación, registrando el motivo: "análisis no listos". El horario liberado para el día siguiente queda visible de inmediato para el administrativo, que lo ofrece al paciente en lista de espera para el cardiólogo.
El resultado de cada llamada (estado de la visita, nueva fecha, motivo de la reprogramación o cancelación, más la transcripción) se registra en el sistema de gestión y la agenda mediante crmPush y reglas de automatización; el administrativo responsable recibe una notificación en los casos que corresponda. Por la mañana, recepción no ve "alguien llamó", sino una agenda etiquetada: quién confirmó, quién reprogramó, qué horarios quedaron libres y por qué motivos ciertos pacientes no acuden con determinados médicos.
Datos clave
- Qué hace
- El agente de voz con IA llama a los clientes el día antes, recuerda la cita y la confirma, reprograma o cancela en el diálogo.
- Dónde se registra el resultado
- El estado, la nueva fecha y el motivo de cancelación se envían al CRM y al calendario mediante crmPush y reglas de automatización, con nota y transcripción.
- Casos complejos
- Si la solicitud está fuera del guion, el agente transfiere al administrador y permanece en la línea como secretaria, dando indicaciones.
- Analítica
- Panel de confirmaciones, reprogramaciones y ausencias con motivos, por servicio, día de la semana y especialista.
- Idiomas y voz
- Diálogo en el idioma necesario (BCP-47) con la voz TTS elegida; el cliente puede interrumpir (barge-in).
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